Tin Tức

Kỹ năng của thư ký văn phòng

“HỌC LỎM”  KINH NGHIỆM LÀM THƯ KÝ GIÁM ĐỐC TỪ CÁC LÃO LÀNG

Thư ký giám đốc (tổng giám đốc) là một công việc tưởng chừng như rất “hào nhoáng” nhưng lại đòi hỏi kỹ năng rất cao từ những ứng viên có ý định ứng tuyển vị trí này. Những kỹ năng thông thường của thư ký văn phòng được bổ túc rất nhiều qua sách vở, bài học, Internet,… Tuy nhiên, có những kỹ năng không ngờ tới chỉ được đúc rút qua rất nhiều năm kinh nghiệm từ những người đã và đang ở vị trí này. Cùng Mientrungwork tìm hiểu ngay nhé!

1. Liệt kê lại cho sếp nghe những việc cần làm để sếp xác nhận

Đừng lầm tưởng những công việc sếp cần đều thể hiện trong những yêu cầu. Hãy biết cách nhắc lại những việc cần làm để sếp xác nhận và nắm bắt được thông tin chi tiết của từng việc. Sếp của bạn có rất nhiều việc phải giải quyết, và những yêu cầu phát sinh ra khi gặp vấn đề. Và sếp có rất ít thời gian để có thể dặn dò chi tiết hay để ý kỹ lưỡng khi giao nhiệm vụ.

Chẳng hạn, với việc cần làm là: Đặt xe cho 5 người, đặt 3 phòng khách sạn, đặt khách sạn lúc 12h trưa mai,… Đến lúc xác nhận thông tin, bạn có thể đột nhiên nhận được thêm vài yêu cầu mới từ sếp: “Em phải chú ý chọn phòng có cửa sổ. Những vị khách này theo đạo Hồi, vậy nên hãy chọn nhà hàng chuyên nấu các món ăn Hồi giáo,…”

Như vậy, với vị trí là một thư ký văn phòng bạn cần nhạy bén để có thể chuẩn bị cho sếp những công việc một cách chu đáo và hạn chế sai sót nhất có thể. Có rất ít sếp nhớ tới việc phải nhắc đầy đủ những chi tiết bên lề cho cấp dưới. Vậy nên, bạn hãy chủ động hỏi và xác nhận lại với sếp để sếp khỏi quên những vấn đề này.

2. Chỉ giúp sếp thu thập thông tin, đừng tự ý đưa ra quyết định

Để đặt phòng cho khách sạn, đặt nhà hàng tiếp khách,… hãy tìm hiểu những khách sạn, nhà hàng theo đúng yêu cầu và trình lên sếp danh sách những khách sạn đó. Sếp là người đưa ra quyết định, thư ký chỉ là người thực thi, vậy nên thư ký chỉ có trách nhiệm tìm kiếm thông tin và thực hiện theo yêu cầu của sếp. Đừng bao giờ tự ý đưa ra quyết định hộ sếp, đây chính là lằn ranh đỏ mà nhân viên không thể vượt qua.

3. Bị giao việc bởi một người sếp khác, nhớ phải báo cáo lại với sếp quản lý mình trực tiếp

Người em của tui kể, một lần nọ khi em đang gọi điện cho bên tổ chức sự kiện để đặt xe thì một anh giám đốc khác bất ngờ đi ngang qua phòng. Anh nhiệt tình lắm, đợi tới khi em tui cúp máy mới khều vai bảo:

“Ủa em, em đặt xe hả? Không cần đặt đâu, bên anh có xe nè, có thể hỗ trợ”.

Em tui lúc đó mừng húm, nhưng lúc đó em bảo nếu nghe anh giám đốc này mà ngơ ngác không đặt xe, vậy thì chắc chắn em sẽ mắc phải một sai lầm nghiêm trọng. Vậy nên, em đã áp dụng nguyên tắc vàng của mình, đó là báo cáo trước với ông sếp đang trực tiếp quản lý em.

Em tui còn dặn rằng, nếu lúc ấy không báo cáo, lỡ may sau đó có vấn đề gì xảy ra, chẳng hạn như xe đột nhiên trục trặc thì em không chỉ phải tìm cách xử lý mà còn có thể bị sếp la cho một trận.

4. Ước tính khối lượng công việc và yêu cầu sếp giúp đỡ nếu cần thiết

Bạn hoàn thành công việc một cách nhiệt huyết và kiệt sức, nhưng sếp lại cho rằng đó là lẽ dĩ nhiên vì bản thân sếp đôi khi không nắm rõ khối lượng công việc thực tế và có thể giao quá nhiều đầu việc mà không nhận ra.

Vì vậy, nếu ước tính khối lượng công việc quá nhiều thì bạn hãy chủ động đề nghị: “Sếp ơi, khối lượng công việc của em rất nặng, có thể nhờ vài người tới hỗ trợ được không?” Tất nhiên sếp nào cũng sẽ đồng ý. Tuy nhiên, hãy để sếp là người chủ động triển khai nhân sự, đừng tự động nhờ vả vì điều này đồng nghĩa với việc bạn không tôn trọng sếp.

5. Muốn để sếp ký tên thuận lợi vào các khoản chi, hãy hỏi ngay sau khi sếp giao việc

Đây lại là mẹo công việc không phải thư ký nào cũng được truyền đạt. Hãy chủ động đề cập tới các khoản chi với sếp ngay sau khi sếp giao việc. Vào thời điểm đó, sếp không chỉ đang nắm được công việc mà còn mong công việc sẽ được triển khai sớm, vậy nên chắc chắn sếp sẽ nhanh chóng phân bổ vốn cho nhân viên.

Nếu chúng ta bỏ lỡ cơ hội này, đợi bản thân bắt tay vào làm việc mới phát hiện ra chỗ này chỗ kia cần chi, rồi lại đến gặp sếp để xin ký duyệt thì cảm giác của sếp sẽ luôn là “cấp dưới này quá phiền”.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Gọi ngay